Como la "tensión pre evento" afecta a los profesionales del sector

Reproducción: pintura de Oswaldo Guayasamín

Es natural que en profesionales de eventos ocurran cambios de comportamiento, en mayor o menor grado, más o menos visibles, vísperas de la realización de un evento en el cual tengan que asumir responsabilidades que demanden energía y concentración fuera de lo común. Es la llamada “tensión pre evento”, una especie de estrés específico que afecta a unos más que a otros, pero que afecta prácticamente a todos esos profesionales.

Usted escucha que dicen: “¡Fulano está pesado hoy!” “¡Está extraño!” “¡No sé quién se está pensando que es!” Pero no es necesariamente eso. Ese profesional puede estar apenas un poco cansado o concentrado en lo que está haciendo. Debe estar organizando y repasando constantemente un extenso “check list mental” en el cual constan decenas de compromisos, tareas y plazos que no pueden ser postergados, así como diversos procedimientos. Un simple descuido o un pequeño olvido pueden echar todo a perder.

En esa condición, ese profesional pasa a estar menos accesible para aquellas conversaciones superfluas del día a día, se muestra menos interesado por asuntos que lo alejen de su objetivo principal, y a veces su habitual convivencia social pasa a ser también un poco perjudicada. Pero no lo juzgue de forma equivocada. Él puede estar haciendo lo que es correcto. Todo va a depender del equilibrio o inclusive de la inteligencia emocional con la que ese profesional pueda estar actuando.

Tensión en exceso produce más adrenalina que lo necesario, llevando al profesional a asumir comportamientos inadecuados y a tomar decisiones equivocadas. Pero la ausencia de esa tensión puede convertirse en un factor desmotivador que comprometerá mucho el desempeño necesario. Por eso la importancia del equilibrio, de la dosis, de la administración coherente de las emociones, de que todo ocurra realmente en la medida correcta.

Es eso mismo, tratar con la “tensión pre evento” es también una cuestión de equilibrio emocional, y ese equilibrio es uno más de los tantos desafíos que deberán ser enfrentados por los profesionales de eventos, otra de las dificultades que deberán ser vencidas. Por eso, nada mejor que actuar con la natural sabiduría y coraje que caracteriza a los profesionales del sector, pues, a final de cuentas, la “tensión pre evento” no es para los débiles, ella fue hecha, a la medida, para los profesionales de eventos.

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Ocurrió: operador de sonido erra y pasa video pornográfico dentro de la Basílica de Nuestra Señora Aparecida

En el intervalo entre las misas, en la Basílica de Nuestra Señora Aparecida, en Sao Paulo, el operador de sonido colocó en el circuito interno un DVD sin identificación, que se encontraba junto con otros. Después que apareció durante algunos segundos, el video fue retirado rápidamente, pero no sin antes exhibir las primeras imágenes de una película pornográfica.

El hecho inusitado ocurrió en 2011, y provocó el despido inmediato con justa causa del operador de sonido. La basílica alegó falta grave, motivada por ausencia de atención y negligencia por parte del funcionario. El caso fue a parar en el Tribunal Superior del Trabajo, que un año después terminó no autorizando la justa causa, al argumentar que el operador no tuvo culpa comprobada en el episodio.

Casos como ese, en una ceremonia religiosa, no deben ser comunes; pero han ocurrido casos semejantes en otros tipos de eventos. Ja supe sobre un video de sexo explícito que empezó a pasar en el telón sorprendiendo al conferencista de un seminario y provocando carcajadas del público, y supe también picantes de otras personas mezcladas entre las fotos del matrimonio entregadas en CD a un matrimonio todavía de la luna de miel.

Yo supe de estos casos, y usted, con seguridad, debe haber oído hablar de otros casos semejantes. Por eso insistimos, corriendo incluso el riesgo de parecer reiterativos: nunca olvide que, cuando se trata de eventos, por más cuidado que tengamos nunca será suficiente.

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¿Sabem lo que garantizó la estabilidad del escenario gigantesco montado para el espectáculo de Fin de Año en la playa de Copabana? Agua. ¡Eso mismo!

El grandioso escenario montado en la playa de Copacabana para el espectáculo de Fin de Año, alcanzó una altura de un edificio de aproximadamente 10 pisos. El "esqueleto", confeccionado con centenas de piezas de andamios, fue cubierto con placas de madera, tejidos y luces especiales. ¿Pero sabe lo que garantizó la estabilidad de tan gigantesco estructura? ¡Agua!

Es eso mismo, decenas de toneladas de ese precioso líquido fueron colocadas en tanques plásticos de agua de 100 litros, colocados sobre las bases de la estructura principal y sobre otras estructuras montadas para la pasarela que permitió el paso por encima de la avenida en frente al Hotel Copacabana Palace, así como en otras torres colocadas en varios puntos de la orilla de Copacabana.

Eso no es ninguna novedad en el montaje de estructuras para eventos de gran porte, pero es algo poco conocido inclusive por algunos profesionales del sector, teniendo en cuenta que, a la hora del espectáculo, cuando vemos el escenario montado, esos tanques de agua quedan totalmente cubiertos por los materiales de acabado y la decoración.

Y para los que puedan dudar si lo que contenían los tanques plásticos era en realidad agua y no arena retirada de la playa, dejo el mensaje de la SRCOM fijado en varios de esos tanques: "El agua que contienen estos depósitos fue tratada contra el mosquito transmisor del dengue" (fotos).

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Un especialista de protocolo astuto, su pluma y... ¡una farsa!

Ocurrió hace más de dos décadas atrás, cuando yo hacía mi primera incursión profesional en el mundo de los eventos, trabajando como especialista en el equipo de protocolo de una renombrada institución gubernamental en Cuba, mi tierra natal.

Durante una concurrida ceremonia de firma de un importante acto internacional, en La Habana, la autoridad extranjera, después de ser invitada por el maestro de ceremonias para firmar el documento, se dirigió hasta la mesa montada especialmente para la ocasión, tomó la lujosa pluma Parker en la mano y... la pluma falló.

Rápidamente, como por arte de magia, el Sr. Robledo, que estaba al frente de nuestro equipo de protocolo, y que observaba todo con atención, sacó del bolsillo de su camisa otra bella pluma y se la entregó al ilustre invitado, que la aceptó y, con ella, firmó el documento. Después firmaron también las autoridades cubanas.

El incidente, como era de esperarse, rindió bastantes comentarios durante varios días. Y no faltaron elogios para el Sr. Robledo. El viejo especialista de protocolo consiguió evitar um momento más embarazoso, y se transformó en un ejemplo de cuán eficientes pueden ser algunos profesionales. La pluma que falló, hasta donde supe, fue "jubilada" poco tiempo después.

Aquel incidente marcó en parte el inicio de mi vida profesional. Aquel día yo también tenía una pluma en el bolsillo, y se la habría entregado rápido al Sr. Robledo, para que se la diera al invitado. Pero mi pluma no era elegante, y tampoco fui suficientemente rápido para actuar antes que él. Perdí una excelente oportunidad profesional.

Aprendí la lección y llevo conmigo hasta hoy una pluma mínimamente "decente" en eventos en los que pueda ser necesario. Nunca tuve la oportunidad de usarla en una situación como esa, ni en las decenas de ceremonias de firmas de actos que presencié durante los tres años en que trabajé en el sector responsable por eventos en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil.

Tal vez yo mismo haya eliminado la oportunidad de un momento tan especial como aquel que acabé de relatar. Desde aquel día, en eventos bajo mi responsabilidad, pruebo y hago que prueben una y otra vez la pluma que será utilizada para firmar cualquier documento. Ya sé que no soy perfecto, pero eso no va a ocurrir nuevamente en mi presencia.

No voy a negar que una u otra vez llegué a desear que alguna pluma fallara en mi presencia. Pero nunca tuve ni tendría coraje de hacer o que años después el Sr. Robledo me contó que había hecho aquel día: él mismo, antes de empezar el evento, había roto la punta de la pluma Parker. Una "farsa", como él mismo me dijo, que le rindió algunos "minutos de gloria".

(Esta historia es basada en hechos reales, pero el "Sr. Robledo" es un nombre ficticio).

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¿Usted quiere un poco, quiere mucho o usted está muriendo de deseos?

Foto: Reproducción

Los profesionales de eventos vivimos todo el tiempo asumiendo nuevos desafíos. Los más diversos clientes nos presentan sus proyectos maravillosos, a veces estrafalarios, y nosotros pasamos a ser responsables por transformar esos sueños en realidad. Pero es bueno saber que el resultado final de cada uno de esos desafíos que asumimos estará vinculado a la motivación con la que iremos a asumirlos.

Independiente de la función que vayamos a asumir en la estructura organizativa de un determinado evento, desde el coordinador general hasta el más simple auxiliar, pasando por supervisores, productores, recepcionistas, asistentes y toda la extensa variedad de profesionales de eventos, la voluntad con que deseamos lo que haremos irá a reflejarse en el resultado final.

Mientras más motivados estemos, lógicamente, mejor será la concentración y mayores las energías que serán canalizadas para aquel objetivo. De esa forma, si pretendemos prestar servicios valiosos y obtener excelentes resultados en la organización de un evento, será necesario que deseemos eso con mucha fuerza, o corremos el riesgo de ser considerados como profesionales mediocres.

Claro que no es solo desear mucho una cosa para que ella ocurra, yo sé. ¡Si fuera así, el mundo de cada uno de nosotros sería una eterna maravilla! Pero saber cuánto deseamos alguna cosa es algo siempre muy importante. Por eso, antes de asumir un nuevo desafío profesional, pregúntese primero: ¿usted quiere un poco, quiere mucho, o usted está muriendo de deseos?

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Lo que presencié en uno de los espectáculos más bonitos del mundo: ¡Fin de Año en Copacabana!

Fotos: Pablo Fuentes

Aquí abajo, en la avenida, en la acera y en la arena de Copacabana, Rio de Janeiro, 2,3 millones de personas se reúnen. Gente que se aprieta, se exprime, se abraza y se mueve escuchando el sonido de los Djs que calientan el ambiente para el gran espectáculo que será realizado en el escenario principal, enfrente al Hotel Copacabana Palace. ¡Faltan 5 minutos para la medianoche!

Copacabana - 01.01.2013 - 00h01

Allá en el escenario montado en la arena, juegos de luces coloridas, reflectores y panel LED, sonido impecable, bellas y bellos bailarines y bailarinas con ropas o casi sin ellas, y lo mejor de la música brasileña tocada por Djs muy buenos, que se esmeran en los ritmos y hacen bailar a la multitud. Corazones acelerados por todas partes. ¡Faltan 4 minutos! 

Allá en lo alto, en los lujosos edificios de la orilla del mar, los balcones y las ventanas están llenas de gente, como nunca se había visto antes. Todas las luces encendidas, y las familias de blanco bailan, se abrazan y lanzan globos de fiestas, unos llenos de gas que desaparecen en el cielo, y otros de descienden lentamente hasta ser explotados por la multitud que los espera en el suelo. ¡Faltan apenas 3 minutos!

Aquí abajo se ven besos y abrazos, y más saludos. Unos andan rápido, sin ningún rumbo, siguiendo corrientes humanas que fluyen en medio de la multitud, mientras que otros se van acomodando, muy apretados, ¡en proporción no menor que dos por metro cuadrado! Abrazados, marido y mujer, padres e hijos, novios y novias, amigas y amigos, mujer con mujer, hombre con hombre, todo es permitido, todo siendo bendecido. ¡Faltan tan solo 2 minutos!

Muchachas cubanas en Copacabana

Allá, sólo Dios sabe dónde, por todas partes, en los transbordadores cargados con toneladas de fuegos artificiales, atrás del escenario, debajo de los edificios, discretos entre la multitud, donde pocas veces los vemos, miles de profesionales trabajan para garantizar el gran momento mágico que en poco tiempo llegará. Y reciben la orden que viene... !de cualquier reloj! ¡Todos listos! La adrenalina va hasta el límite. ¡Finalmente llegó el momento, el año va a terminar, el espectáculo va a empezar! ¡El minuto final del año pasa volando!

Faltando 10 segundos para finalizar el último día de 2012, un gigantesco coro de 2 millones y medio de voces cuenta en voz alta: 10, 9, 8... 4, 3, 2... ¡Unooooooo! ¡Y entonces todos los corazones explotan!

Vuelan por el aire tapas de vinos espumosos que se derraman en el piso, y se escuchan gritos, se ven sonrisas, brindis, llantos, besos y abrazos apretados, y ojos que se deslumbran ante los fuegos, fuegos y más fuegos artificiales que realizan inenarrables dibujos luminosos y coloridos en el cielo, !sin parar ni un instante siquiera durante más de 16 minutos! Al final, aplausos, muchos y merecidos aplausos. El espectáculo fue realizado, ¡todo salió bien! Y empieza entonces, allá en el escenario, el concierto con artistas famosos.

Es lo que consigo contarles sobre lo que presencié durante uno de los más bonitos y deseables espectáculos del mundo. Estábamos allá, esperando el año nuevo en Copacabana, yo, mi esposa, mis dos hijos, y otros 2,3 millones de privilegiados. ¡Fantástico espectáculo, felicidades a los profesionales responsables por ese evento! ¡Feliz 2013 para todos nosotros!

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