domingo, 13 de enero de 2013

Como la "tensión pre evento" afecta a los profesionales del sector

Reproducción: pintura de Oswaldo Guayasamín

Es natural que en profesionales de eventos ocurran cambios de comportamiento, en mayor o menor grado, más o menos visibles, vísperas de la realización de un evento en el cual tengan que asumir responsabilidades que demanden energía y concentración fuera de lo común. Es la llamada “tensión pre evento”, una especie de estrés específico que afecta a unos más que a otros, pero que afecta prácticamente a todos esos profesionales.

Usted escucha que dicen: “¡Fulano está pesado hoy!” “¡Está extraño!” “¡No sé quién se está pensando que es!” Pero no es necesariamente eso. Ese profesional puede estar apenas un poco cansado o concentrado en lo que está haciendo. Debe estar organizando y repasando constantemente un extenso “check list mental” en el cual constan decenas de compromisos, tareas y plazos que no pueden ser postergados, así como diversos procedimientos. Un simple descuido o un pequeño olvido pueden echar todo a perder.

En esa condición, ese profesional pasa a estar menos accesible para aquellas conversaciones superfluas del día a día, se muestra menos interesado por asuntos que lo alejen de su objetivo principal, y a veces su habitual convivencia social pasa a ser también un poco perjudicada. Pero no lo juzgue de forma equivocada. Él puede estar haciendo lo que es correcto. Todo va a depender del equilibrio o inclusive de la inteligencia emocional con la que ese profesional pueda estar actuando.

Tensión en exceso produce más adrenalina que lo necesario, llevando al profesional a asumir comportamientos inadecuados y a tomar decisiones equivocadas. Pero la ausencia de esa tensión puede convertirse en un factor desmotivador que comprometerá mucho el desempeño necesario. Por eso la importancia del equilibrio, de la dosis, de la administración coherente de las emociones, de que todo ocurra realmente en la medida correcta.

Es eso mismo, tratar con la “tensión pre evento” es también una cuestión de equilibrio emocional, y ese equilibrio es uno más de los tantos desafíos que deberán ser enfrentados por los profesionales de eventos, otra de las dificultades que deberán ser vencidas. Por eso, nada mejor que actuar con la natural sabiduría y coraje que caracteriza a los profesionales del sector, pues, a final de cuentas, la “tensión pre evento” no es para los débiles, ella fue hecha, a la medida, para los profesionales de eventos.

viernes, 11 de enero de 2013

Ocurrió: operador de sonido erra y pasa video pornográfico dentro de la Basílica de Nuestra Señora Aparecida


En el intervalo entre las misas, en la Basílica de Nuestra Señora Aparecida, en Sao Paulo, el operador de sonido colocó en el circuito interno un DVD sin identificación, que se encontraba junto con otros. Después que apareció durante algunos segundos, el video fue retirado rápidamente, pero no sin antes exhibir las primeras imágenes de una película pornográfica.

El hecho inusitado ocurrió en 2011, y provocó el despido inmediato con justa causa del operador de sonido. La basílica alegó falta grave, motivada por ausencia de atención y negligencia por parte del funcionario. El caso fue a parar en el Tribunal Superior del Trabajo, que un año después terminó no autorizando la justa causa, al argumentar que el operador no tuvo culpa comprobada en el episodio.

Casos como ese, en una ceremonia religiosa, no deben ser comunes; pero han ocurrido casos semejantes en otros tipos de eventos. Ja supe sobre un video de sexo explícito que empezó a pasar en el telón sorprendiendo al conferencista de un seminario y provocando carcajadas del público, y supe también picantes de otras personas mezcladas entre las fotos del matrimonio entregadas en CD a un matrimonio todavía de la luna de miel.

Yo supe de estos casos, y usted, con seguridad, debe haber oído hablar de otros casos semejantes. Por eso insistimos, corriendo incluso el riesgo de parecer reiterativos: nunca olvide que, cuando se trata de eventos, por más cuidado que tengamos nunca será suficiente.


martes, 8 de enero de 2013

¿Sabem lo que garantizó la estabilidad del escenario gigantesco montado para el espectáculo de Fin de Año en la playa de Copabana? Agua. ¡Eso mismo!


El grandioso escenario montado en la playa de Copacabana para el espectáculo de Fin de Año, alcanzó una altura de un edificio de aproximadamente 10 pisos. El "esqueleto", confeccionado con centenas de piezas de andamios, fue cubierto con placas de madera, tejidos y luces especiales. ¿Pero sabe lo que garantizó la estabilidad de tan gigantesco estructura? ¡Agua!

Es eso mismo, decenas de toneladas de ese precioso líquido fueron colocadas en tanques plásticos de agua de 100 litros, colocados sobre las bases de la estructura principal y sobre otras estructuras montadas para la pasarela que permitió el paso por encima de la avenida en frente al Hotel Copacabana Palace, así como en otras torres colocadas en varios puntos de la orilla de Copacabana.

Eso no es ninguna novedad en el montaje de estructuras para eventos de gran porte, pero es algo poco conocido inclusive por algunos profesionales del sector, teniendo en cuenta que, a la hora del espectáculo, cuando vemos el escenario montado, esos tanques de agua quedan totalmente cubiertos por los materiales de acabado y la decoración.

Y para los que puedan dudar si lo que contenían los tanques plásticos era en realidad agua y no arena retirada de la playa, dejo el mensaje de la SRCOM fijado en varios de esos tanques: "El agua que contienen estos depósitos fue tratada contra el mosquito transmisor del dengue" (fotos).









domingo, 6 de enero de 2013

Un especialista de protocolo astuto, su pluma y... ¡una farsa!

Ocurrió hace más de dos décadas atrás, cuando yo hacía mi primera incursión profesional en el mundo de los eventos, trabajando como especialista en el equipo de protocolo de una renombrada institución gubernamental en Cuba, mi tierra natal.

Durante una concurrida ceremonia de firma de un importante acto internacional, en La Habana, la autoridad extranjera, después de ser invitada por el maestro de ceremonias para firmar el documento, se dirigió hasta la mesa montada especialmente para la ocasión, tomó la lujosa pluma Parker en la mano y... la pluma falló.

Rápidamente, como por arte de magia, el Sr. Robledo, que estaba al frente de nuestro equipo de protocolo, y que observaba todo con atención, sacó del bolsillo de su camisa otra bella pluma y se la entregó al ilustre invitado, que la aceptó y, con ella, firmó el documento. Después firmaron también las autoridades cubanas.

El incidente, como era de esperarse, rindió bastantes comentarios durante varios días. Y no faltaron elogios para el Sr. Robledo. El viejo especialista de protocolo consiguió evitar um momento más embarazoso, y se transformó en un ejemplo de cuán eficientes pueden ser algunos profesionales. La pluma que falló, hasta donde supe, fue "jubilada" poco tiempo después.

Aquel incidente marcó en parte el inicio de mi vida profesional. Aquel día yo también tenía una pluma en el bolsillo, y se la habría entregado rápido al Sr. Robledo, para que se la diera al invitado. Pero mi pluma no era elegante, y tampoco fui suficientemente rápido para actuar antes que él. Perdí una excelente oportunidad profesional.

Aprendí la lección y llevo conmigo hasta hoy una pluma mínimamente "decente" en eventos en los que pueda ser necesario. Nunca tuve la oportunidad de usarla en una situación como esa, ni en las decenas de ceremonias de firmas de actos que presencié durante los tres años en que trabajé en el sector responsable por eventos en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil.

Tal vez yo mismo haya eliminado la oportunidad de un momento tan especial como aquel que acabé de relatar. Desde aquel día, en eventos bajo mi responsabilidad, pruebo y hago que prueben una y otra vez la pluma que será utilizada para firmar cualquier documento. Ya sé que no soy perfecto, pero eso no va a ocurrir nuevamente en mi presencia.

No voy a negar que una u otra vez llegué a desear que alguna pluma fallara en mi presencia. Pero nunca tuve ni tendría coraje de hacer o que años después el Sr. Robledo me contó que había hecho aquel día: él mismo, antes de empezar el evento, había roto la punta de la pluma Parker. Una "farsa", como él mismo me dijo, que le rindió algunos "minutos de gloria".

(Esta historia es basada en hechos reales, pero el "Sr. Robledo" es un nombre ficticio).

viernes, 4 de enero de 2013

¿Usted quiere un poco, quiere mucho o usted está muriendo de deseos?

Foto: Reproducción

Los profesionales de eventos vivimos todo el tiempo asumiendo nuevos desafíos. Los más diversos clientes nos presentan sus proyectos maravillosos, a veces estrafalarios, y nosotros pasamos a ser responsables por transformar esos sueños en realidad. Pero es bueno saber que el resultado final de cada uno de esos desafíos que asumimos estará vinculado a la motivación con la que iremos a asumirlos.

Independiente de la función que vayamos a asumir en la estructura organizativa de un determinado evento, desde el coordinador general hasta el más simple auxiliar, pasando por supervisores, productores, recepcionistas, asistentes y toda la extensa variedad de profesionales de eventos, la voluntad con que deseamos lo que haremos irá a reflejarse en el resultado final.

Mientras más motivados estemos, lógicamente, mejor será la concentración y mayores las energías que serán canalizadas para aquel objetivo. De esa forma, si pretendemos prestar servicios valiosos y obtener excelentes resultados en la organización de un evento, será necesario que deseemos eso con mucha fuerza, o corremos el riesgo de ser considerados como profesionales mediocres.

Claro que no es solo desear mucho una cosa para que ella ocurra, yo sé. ¡Si fuera así, el mundo de cada uno de nosotros sería una eterna maravilla! Pero saber cuánto deseamos alguna cosa es algo siempre muy importante. Por eso, antes de asumir un nuevo desafío profesional, pregúntese primero: ¿usted quiere un poco, quiere mucho, o usted está muriendo de deseos?

martes, 1 de enero de 2013

Lo que presencié en uno de los espectáculos más bonitos del mundo: ¡Fin de Año en Copacabana!


Fotos: Pablo Fuentes

Aquí abajo, en la avenida, en la acera y en la arena de Copacabana, Rio de Janeiro, 2,3 millones de personas se reúnen. Gente que se aprieta, se exprime, se abraza y se mueve escuchando el sonido de los Djs que calientan el ambiente para el gran espectáculo que será realizado en el escenario principal, enfrente al Hotel Copacabana Palace. ¡Faltan 5 minutos para la medianoche!

Copacabana - 01.01.2013 - 00h01
Allá en el escenario montado en la arena, juegos de luces coloridas, reflectores y panel LED, sonido impecable, bellas y bellos bailarines y bailarinas con ropas o casi sin ellas, y lo mejor de la música brasileña tocada por Djs muy buenos, que se esmeran en los ritmos y hacen bailar a la multitud. Corazones acelerados por todas partes. ¡Faltan 4 minutos! 

Allá en lo alto, en los lujosos edificios de la orilla del mar, los balcones y las ventanas están llenas de gente, como nunca se había visto antes. Todas las luces encendidas, y las familias de blanco bailan, se abrazan y lanzan globos de fiestas, unos llenos de gas que desaparecen en el cielo, y otros de descienden lentamente hasta ser explotados por la multitud que los espera en el suelo. ¡Faltan apenas 3 minutos!

Aquí abajo se ven besos y abrazos, y más saludos. Unos andan rápido, sin ningún rumbo, siguiendo corrientes humanas que fluyen en medio de la multitud, mientras que otros se van acomodando, muy apretados, ¡en proporción no menor que dos por metro cuadrado! Abrazados, marido y mujer, padres e hijos, novios y novias, amigas y amigos, mujer con mujer, hombre con hombre, todo es permitido, todo siendo bendecido. ¡Faltan tan solo 2 minutos!

Muchachas cubanas en Copacabana
Allá, sólo Dios sabe dónde, por todas partes, en los transbordadores cargados con toneladas de fuegos artificiales, atrás del escenario, debajo de los edificios, discretos entre la multitud, donde pocas veces los vemos, miles de profesionales trabajan para garantizar el gran momento mágico que en poco tiempo llegará. Y reciben la orden que viene... !de cualquier reloj! ¡Todos listos! La adrenalina va hasta el límite. ¡Finalmente llegó el momento, el año va a terminar, el espectáculo va a empezar! ¡El minuto final del año pasa volando!

Faltando 10 segundos para finalizar el último día de 2012, un gigantesco coro de 2 millones y medio de voces cuenta en voz alta: 10, 9, 8... 4, 3, 2... ¡Unooooooo! ¡Y entonces todos los corazones explotan!

Vuelan por el aire tapas de vinos espumosos que se derraman en el piso, y se escuchan gritos, se ven sonrisas, brindis, llantos, besos y abrazos apretados, y ojos que se deslumbran ante los fuegos, fuegos y más fuegos artificiales que realizan inenarrables dibujos luminosos y coloridos en el cielo, !sin parar ni un instante siquiera durante más de 16 minutos! Al final, aplausos, muchos y merecidos aplausos. El espectáculo fue realizado, ¡todo salió bien! Y empieza entonces, allá en el escenario, el concierto con artistas famosos.

Es lo que consigo contarles sobre lo que presencié durante uno de los más bonitos y deseables espectáculos del mundo. Estábamos allá, esperando el año nuevo en Copacabana, yo, mi esposa, mis dos hijos, y otros 2,3 millones de privilegiados. ¡Fantástico espectáculo, felicidades a los profesionales responsables por ese evento! ¡Feliz 2013 para todos nosotros!

domingo, 30 de diciembre de 2012

15 mensajes divertidos de Año Nuevo y un video para reír y conmemorar

Image: www.portuguelandia.com.br

Como estamos todos en clima de fiestas, de resaca de la Navidad y de ojo en el Año Nuevo, aprovecho la oportunidad para dejar aquí algunos mensajes divertidos que encontré buscando en internet y un video gracioso de apenas 3 minutos: Mr. Bean y la Navidad¡Ojalá que les guste! ¡Feliz Navidad y un excelente Año Nuevo para todos los profesionales de eventos!

1. En esta fecha tan entrañable me gustaría enviarle algo increíble, romántico, apasionante, sexy, dulce y muy divertido, pero lo siento mucho, no consigo entrar por la tela do teu computador.

2.  Feliz Año Nuevo! He leído tu horóscopo para 2013. Salud: los astros sonríen. Dinero: los astros sonríen. Sexo: ¡los astros se mueren de reírse de ti!

3.  Hoy te he ingresado 365 días de buena suerte, alegría y felicidad en tu cuenta 2013. ¡Administra ella bien, porque no hay más! ¡Feliz Año Nuevo!

4.  Que en 2013 encuentres felicidad, salud, amor, dinero, paz y todo lo que necesitas... y lo que no encuentres, ves a buscarlo en Google.

5.  Para Año Nuevo Dios envió un mensaje a todas las santas. ¿Te llegó a ti? A mí tampoco. ¡Nos jodimos, por putas!

6.   Ojalá que las pulgas de mil camellos le invadan el ano a quien te trate de hacer mal en 2013, y que sus brazos sean tan cortos que no consiga rascarse.

7.   Feliz Navidad y próspero año 2013, 2014, 2015... que si la crisis continúa, ese será mi último mensaje de Año Nuevo. Guarda ese mensaje para los próximos años.

8.  En esa fecha Papá Noel le trajo de regalo 2 palabras mágicas que le abrirán muchas puertas: HALAR y EMPUJAR... jo jo jo jo. ¡Feliz Año Nuevo!

9.  Usted acabó de ser elegido entre tres millones de usuarios para halar el trineo de Papá Noel. En breve pasaremos por ahí para tomarle las medidas de sus cuernos.

10. En este año no esperes regalos, estoy bebiendo unas con el Papá Noel y las cosas ya empezaron a salirse del control.

11. Espero ser el primero que te felicite por el Año Nuevo: ¡Feliz 2020!

12. Botella de champán: $ 30; perfume importado: $ 60; vestido largo blanco: R$ 120; mis felicitaciones por el Año Nuevo: ¡no tienen precio!

13. Datos de una investigación preocupan al afirmar que 23% de los accidentes de tránsito en el Fin de Año son provocados por el consumo de alcohol. ¡Eso significa que los otros 77% son provocados por los hijos de la madre que beben agua, jugos y gaseosas!

14. ¡Feliz Año Nuevo! Sé que todavía es muy pronto, pero es que conozco a tanta gente bonita, rica y sexi que decidí empezar por los pobres, feos y alcohólicos. ¡Felicidades!

15. En este momento en el que el país tiene 66.000 personas haciendo el amor, 15.820 están terminando, 19.965 están empezando, 28.819 están en pleno placer y solo hay uno leyendo este blog. ¡Despieeeeeeeeerta! Feliz Año Nuevo!


Mr. Bean y la Navidad (jajaja)
¡FELIZ 2013!

jueves, 27 de diciembre de 2012

Profesionales de eventos que se cambian por + $ 10

"...y se quedó el perro sin una y sin la otra."
"Un Perro pasaba por un río con un pedazo de carne en la boca, y viendo e el fondo del agua la sobra de la carne mayor, soltó la que llevaba en los dientes, para coger la que veía dentro del agua. Sin embargo, como el río llevó para abajo la verdadera, llevó también la sobra y se quedó el Perro sin una y sin la otra." (El Perro y la carne - Fábula de Esopo)

La historia del perro de la fábula de Esopo se repite en el día a día de muchos profesionales de eventos, principalmente aquellos que trabajan como autónomos, conocidos como "freelancers", que muchas veces son contratados para un servicio y uno o dos días antes llaman inventando una disculpa para aviar que no podrán trabajar. El motivo real no lo cuentan, pero todo el mundo lo sabe: consiguieron otro trabajo donde van a ganar un poco más.

Cambiar de servicios de esa forma infelizmente es usual en nuestro todavía poco profesionalizado sector de eventos. Es una especie de subasta de mano de obra barata, es la lógica del "quién da más", un comportamiento que genera innumerables dificultades para el propio sector y que se revierte directa e indirectamente de forma muy negativa contra quien se comporta de esa manera.

Muchas veces esos profesionales no tienen ni noción de lo mal vistos que son por el propio mercado, y ni imaginan que pocos creen en sus disculpas inventadas. Y es curioso verlos regresar poco tiempo después al "lugar de origen" queriendo saber por qué no están siendo llamados para nuevos trabajos: "mi amiga, ustedes nunca más me llamaron, ¿no están teniendo eventos?"

No es necesario mencionar las innumerables dificultades que esos cambios de última hora de profesionales contratados genera para los organizadores, llegando a veces a comprometer el éxito del evento. Los problemas son tantos que vale la pena en la mayoría de los casos no contar más con ese tipo de personas para otros eventos, aunque tengan experiencia y sean técnicamente capacitados.

El alivio para ese y otros problemas en el sector de eventos nos llega con la tendencia que se observa de una mayor profesionalización de nuestro mercado. Centenas de nuevos profesionales de eventos se forman cada año en instituciones de enseñanza superior y técnicas, y los niveles de exigencia de clientes, proveedores y empleadores en general vienen aumentando de forma significativa.

Por eso, si usted es uno de esos profesionales de eventos que se comporta como el perro de la fábula, sepa que usted, como él, está arriesgándose a perder no solo uno, sino los "dos" pedazos de carne. Recuerde que actitudes como esas pueden estar con los días contados en nuestro sector, y piense bien antes de romper un compromiso profesional asumido para llevar como ventaja apenas "unos miserables centavos a más".

domingo, 23 de diciembre de 2012

¿Usted se considera un perfeccionista? ¡Entonces sepa que Hemingway reescribió 39 veces la última página del libro Adiós a las armas!


Ernest Hemingway
¿Usted es profesional de eventos y sufre por ser perfeccionista? Bueno, si le sirve de consuelo, sepa que el premio nobel de literatura Ernest Hemingway reescribió 39 veces la última página del libro Adiós a las armas (¡treinta y nueve veces!) antes de sentirse satisfecho. La información consta en una entrevista concedida por el célebre escritor norteamericano al periodista George Plimpton, y publicada en el The Paris Review, en 1958.

Fue así, con su persistente perfeccionismo, que Hemingway nos dejó un legado de varios clásicos entre cuentos y novelas, y es recordado hasta hoy como uno de los grandes nombres de la literatura mundial.

Pero, por favor, si usted es un profesional de eventos deberá tener presente que, en su profesión, no siempre podrá actuar como Hemingway. Apasiónese por lo que hace y trate siempre de dar lo mejor de sí, como Hemingway hacía, pero nunca olvide que, a diferencia de él, usted no contará con "todo el tiempo del mundo" para realizar su obra.

Eventos ocurren con horas y fechas establecidas, y la producción de los mismos es realizada respetando una secuencia desenfrenada de plazos (o dead lines, como algunos prefieren llamarlos). Eventos engloban un conjunto de servicios que la mayoría de las veces dependen unos de los otros, desde el montaje hasta el post-evento.

¿Cómo instalar el sonido si todavía no fue montado el escenario? ¿Y dónde va a colocar la decoración si ni siquiera llegaron los muebles? Para que un evento sea exitoso tendrán que ser respetados plazos establecidos, y no siempre sobrará espacio para tan especial perfeccionismo al estilo Hemingway. Por eso, dejamos nuevamente aquí el consejo que ya dimos en un artículo publicado anteriormente: cuidado para no empeorar las cosas al tratar de perfeccionarlas.

Y a propósito, los invito a leer Fiesta, de Hemingway, considerado como una de las novelas más bellas de la literatura universal. Trata sobre media docena de expatriados (escritores mediocres y, una lady, más o menos prostituta, casi todos siempre ocupados en fornication and drink), la vida de "cafés" en París, y que describe uno de los eventos más famosos del mundo, las Fiestas de San Firmino, en Pamplona, España.

Para quien aproveche la invitación: ¡buena lectura!

Artículos relacionados:

sábado, 22 de diciembre de 2012

Forma correcta de abreviar horas y fechas en Brasil



Profesionales de eventos necesitan escribir con bastante frecuencia horas y fechas en diversos documentos: propuestas de servicios, presupuestos, contratos, invitaciones, cartas, oficios, informes, programaciones, check lists, rooming lists, materiales de divulgación, entre otros. Por eso es muy importante conocer la forma correcta, o por lo menos la forma ampliamente aceptada, de escribir esas informaciones.

Horas

Aunque es utilizado con relativa frecuencia, motivado por la influencia de la lengua inglesa, en portugués la representación de "horas" no se realiza con la grafía de dos puntos, y sí con la abreviatura de la palabra hora, que es "h", sin el uso del plural y sin punto específico para la abreviatura.

Las principales gramáticas de la lengua portuguesa sugieren además no separar los números de las letras, entrando en contradicción con el Instituto Nacional de Metrología, Calidad y Tecnología de Brasil (Inmetro), que establece la utilización del espacio entre números y abreviaturas (16 h 30 min 15 s).

Los especialistas sugieren también no colocar cero al frente de un número con apenas un dítigo. De cualquier forma, la anteposición de un cero es recomendable en: 1) formularios donde existan dos espacios predeterminados, 2) cuando se tiene como objetivo evitar fraudes, y 3) cuando se atiende a propósitos estéticos.

En las horas cerradas no se coloca la información "cero minutos" ("00"). Tampoco es obligatorio colocar la abreviatura de minutos (min). Así, la forma correcta de abreviar las horas en portugués es:

9h, 16h, 16h30min ou 16h30.

La grafía de las horas por extenso puede ser observada todavía en invitaciones más formales, como las bodas, cocteles, recepciones, etc., aunque exista una tendencia a adoptar las nuevas formas abreviadas también en esos documentos.


De cualquier forma, son apenas intentos de crear patrones de lo que convencionalmente se acepta y se considera correcto. Pero observen, por ejemplo, que la representación de horas en las invitaciones colocadas arriba, de la Academia Brasileña de Letras y de la Secretaría de Turismo de Brasilia, por ejemplo, son diferente de la forma utilizada en la invitación colocada aquí abajo, elaborada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil para la toma de posesión de la presidente Dilma Rousseff.



Fechas

Las fechas pueden ser colocadas por extenso o de forma abreviada. Existen tres formas correctas de escribir las fechas de forma abreviada:
  • 29/10/12
  • 29.10.12
  • 29-10-12
En el caso de día o mes formado por apenas un dígito, no se coloca el cero al frente (3/6/12), excepto en los casos específicos mencionados anteriormente. El año puede ser registrado sin los dos dígitos iniciales (8/5/12). El primer día del mes debe ser escrito con la grafía "1º" (1º/7/12).

Espero que estas informaciones sean de utilidad para nuestros colegas profesionales de eventos.

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